Agência Social de Notícias Notícias
Com a pandemia do novo coronavírus, o mundo passa por uma crise sem precedentes, com impacto em todos os segmentos, nos processos produtivos, na organização social e sobretudo na saúde pública. Neste cenário repleto de incertezas, como as organizações empresariais, especificamente, podem atuar, em relação à saúde de seus públicos e também com a preservação do negócio?
Esta indagação é respondida pela especialista em crises Ana Flávia de Bello Rodrigues. “Uma pandemia é considerada uma situação de crise. O que caracteriza principalmente uma crise são três fatores em atuação simultânea: uma grave ameaça, um cenário complexo e incerto e uma necessidade urgente de ação. Neste sentido, embora já tenhamos passado por outras epidemias no Brasil, estamos vivendo uma crise sem precedentes conhecidos no nosso país. Em meio a muita informação e desinformação, uma coisa é certa: soluções fáceis não resolverão”, ela avisa.
Ana Flavia Bello é diretora da IMCR Com Consultoria em Comunicação e Gerenciamento de Crises e sócia-fundadora do Aplicativo Alerta de Crise. O aplicativo conecta rapidamente e integra todos os públicos para respostas rápidas e efetivas a crise. Ela disponibilizou gratuitamente o aplicativo, para as primeiras 30 empresas que se cadastraram. A seguir Ana Flávia, que já trabalhou e prestou consultoria para várias grandes empresas e reside em Curitiba (PR), aponta algumas sugestões muito práticas que podem ser seguidas pelas empresas, para o melhor enfrentamento da grande crise da Covid-19, como em termos do cuidado com a saúde dos colaboradores, a organização do trabalho home office, a comunicação, as verbas emergenciais e o funcionamento do Comitê de Crise, entre outros pontos fundamentais.
Quais os cuidados que a empresa deve ter com a saúde de seus funcionários e em termos de treinamento das equipes?
Ana Flávia de Bello Rodrigues – É fundamental que toda empresa adote cuidados adicionais de limpeza e higienização de seu ambiente, protegendo a saúde dos funcionários, clientes e demais públicos que nela circulam. Além do uso de produtos de limpeza adequados e equipamentos de proteção aos funcionários, a empresa deve estabelecer uma rotina de limpeza mais cuidadosa e frequente e treinar seus funcionários. A não ser em instituições de saúde ou casos muito particulares, não há necessidade dos colaboradores usarem máscaras. Quem deve usar máscaras são pessoas doentes, pessoas com suspeita de doenças e profissionais de saúde. Em breve haverá vacina de gripe disponível nas unidades de saúde. As empresas devem avaliar a possibilidade de promover vacinação dos funcionários ou orientá-los a fazê-lo.
O que a empresa pode fazer no cuidado com o colaborador?
Ana Flávia de Bello Rodrigues – É de suma importância que a empresa disponibilize acesso fácil do colaborador a uma equipe médica e/ou serviço social de prontidão para esclarecer dúvidas e apoiá-los caso fiquem doentes. Ter uma fonte segura de informações dá segurança ao colaborador neste momento em que tanta notícia falsa é compartilhada. O funcionário precisa ter orientações claras de quando ficar em casa e quando procurar um hospital, em que casos será necessário fazer o teste do Coronavírus e onde fazer, além dos seus direitos trabalhistas no caso de isolamento forçado. Se a empresa tiver plano de saúde, é importante esclarecer as coberturas, coparticipações e apoiar o colaborador, se necessário, em aprovações de exames e internações. Funcionários com confirmação de infecção pelo Coronavírus devem ficar afastados do trabalho por no mínimo 14 dias. Neste caso a empresa também deve avisar os colaboradores que tiveram contato com ele no trabalho e monitorá-los mais de perto, avaliando a possibilidade destes também ficarem afastados temporariamente do local de trabalho. Se algum funcionário viajou ao exterior, independentemente do país, é recomendado que ele fique em casa por no mínimo uma semana, independente de apresentar sintomas.
Como podem ser implementados o home office, o horário flexível e o rodízio dos colaboradores?
Ana Flávia de Bello Rodrigues – Antes de adotar o home office indiscriminadamente é importante avaliar se os processos centrais da empresa estão garantidos. Para isso devem ser definidas quem são as pessoas essenciais que devem estar presencialmente nas unidades, para que a empresa continue operando. Algumas empresas estão afastando preventivamente pessoas que viajaram ao exterior no último mês, pessoas acima dos 60 anos, gestantes e pessoas com cardiopatias, problemas respiratórios, em tratamento quimioterápico, que passaram por cirurgia recente, ou qualquer outra condição frágil de saúde preexistente.
Além destes casos, a recomendação das organizações públicas de saúde é para que todos os colaboradores que manifestaram qualquer sintoma de resfriado ou gripe também fiquem em quarentena em casa, preventivamente, porque é muito difícil diferenciar quem está com um resfriado comum de quem pode estar com o Coronavírus.
Colaboradores com filhos até 12 anos em casa por causa de fechamento das escolas também podem ter preferência para o home office. Recomenda-se que os funcionários não deixem as crianças aos cuidados de idosos para trabalhar, por estes estarem no grupo de maior risco. Para que o funcionário trabalhe de sua casa, a empresa precisa prover condições mínimas como um celular corporativo e notebook da empresa. Além de disponibilizar canais de comunicação de suporte para teleconferências, por exemplo.
Estabelecer um horário limite para que o colaborador trabalhe de casa também é fundamental, para evitar futuros problemas trabalhistas. Outra medida possível é adotar horários flexíveis nas unidades, para que os funcionários que precisam deslocar-se ao trabalho não precisem pegar o transporte público em horários de pico. O taxi e outras formas de transporte individuais também são recomendados para colaboradores considerados essenciais.
Uma outra possibilidade que está sendo adotada por muitas empresas é o rodízio de funcionários nos departamentos, para que não exista tanta aglomeração de pessoas no mesmo horário nos espaços. Sugere-se procurar manter distância mínima de 1m, o que significa também uma pessoa de cada vez nos elevadores. Além do que já sabemos sobre não dar as mãos, abraçar ou beijar colegas. É prudente que essas medidas se mantenham por 60 dias, dentro da possibilidade de cada empresa e de acordo com a necessidade mediante a evolução dos cenários. Aconselha-se ainda que o departamento jurídico valide todas essas medidas contingenciais.
Com relação aos processos centrais e à continuidade do negócio, o que a empresa pode fazer?
Ana Flávia de Bello Rodrigues – Cada setor e tipo de empresa terá que identificar o que é fundamental para seu negócio não parar. Se a empresa não tiver processos previamente definidos de Continuidade de Negócio, com planos acionáveis, é fundamental que estabeleçam imediatamente planos contingenciais ao menos para os processos chave e sistemas essenciais. Além disso, é importante conversar com seus fornecedores sobre o que eles estão fazendo para garantir o abastecimento que você necessita para suas operações serem mantidas.
Como a empresa deve tratar das verbas emergenciais?
Ana Flávia de Bello Rodrigues – Certamente haverá necessidade de uso de recursos não previstos para todas estas adaptações que a empresa precisa fazer. Além de buscar prover verbas adicionais, a empresa precisa liberar exceções em seus procedimentos internos para agilizar a aprovação desses recursos emergenciais.
Como deve funcionar o Comitê de Crise e como devem ser implementadas as análises de cenários e a revisão sistemática dos protocolos?
Ana Flávia de Bello Rodrigues – Para lidar com toda esta complexa situação é fundamental ter um comitê de crise constituído, com pessoas treinadas e de prontidão, cada uma com seu papel definido. Um líder deve tomar as decisões mais estratégicas, que envolvam por exemplo investimentos de grande monta ou interrupções sérias no negócio. Também é papel dos líderes dar o exemplo ao demais, por meio de suas próprias falas e atitudes. Esta equipe precisa ter fontes de informação confiáveis para monitoramento da situação e de seu agravamento. Recomenda-se reuniões sistemáticas (neste momento, diárias) para reavaliação dos cenários da crise, reclassificação de criticidades nos diversos campos envolvidos, dos riscos eminentes, das atitudes a tomar em diante. A revisão sistemática dos cenários e protocolos deve acontecer até que exista a completa recuperação da normalidade.
Como devem ser elaboradas a comunicação e as mensagens-chave e como devem atuar os porta vozes?
Ana Flávia de Bello Rodrigues – Como vimos até aqui, a comunicação com funcionários, clientes e demais públicos em torno da organização precisa ser constante e muito assertiva durante esse período de crise. As pessoas precisam compreender que a empresa está consciente dos riscos em torno do Coronavírus, se preocupa com a saúde delas e está fazendo tudo que está a seu alcance para minimizar problemas.
Recomenda-se o uso de comunicações bastante visuais, fáceis de entender e acessíveis a todos os colaboradores. Para isso é fundamental estabelecer canais de comunicação diretos e rápidos com todos os seus públicos, de maneira a trocar informações em tempo real, de maneira interativa. Uma possibilidade é a utilização de aplicativos de comunicação já conhecidos e também aplicativos específicos para gerenciamento de crises para organizações, lançados recentemente no mercado brasileiro.
Como haverá muitos comunicados a serem feitos, para diversos públicos, é possível adiantar a elaboração e aprovação da linha de comunicação a ser adotada nestes comunicados. Além disso, é importante que sejam escolhidos e treinados porta vozes da empresa. Estes responderão a eventuais questionamentos da imprensa e também darão voz a manifestações espontâneas em torno do tema. Um exemplo é a divulgação de vídeos nas redes sociais, falando sobre o que a empresa está fazendo diante deste cenário de crise.
Depois de encerrada a crise, como devem ser tratados os aprendizados e a recuperação da empresa?
Ana Flávia de Bello Rodrigues – Com todas estas medidas espera-se que os efeitos negativos da pandemia sejam minimizados e a empresa possa retomar mais rapidamente e com menos danos a normalidade de seus negócios. Muitos aprendizados também ficarão para desafios de novas crises que sua empresa venha a enfrentar futuramente. Alguns deles: não ignorar os riscos, manter a calma, agir com responsabilidade e priorizar a coletividade.
